Bokföring för små och medelstora företag

God bokföring är grunden för beslut, skatt och likviditet. Den här guiden beskriver hur du sätter upp ett fungerande flöde från kvitto till rapport, hur avstämningar görs varje månad, och vad som krävs inför bokslut och årsredovisning.

Flödet – från kvitto till rapport

1. Underlag: Digitalisera kvitton och leverantörsfakturor via app/e‑post. Krav: datum, belopp, motpart, moms, syfte.
2. Kontering: Använd artikelregister och mallar för att minimera fel. Låt systemet föreslå konton baserat på leverantör.
3. Reskontror: Leverantörsfakturor till reskontra, betalningar via bankkoppling. Kunder hanteras med fakturor, påminnelser och eventuell inkasso.
4. Attest: Sätt beloppsgränser och ansvariga. Tvåstegsgranskning för känsliga flöden.
5. Rapporter: Månadsvis resultat, balans och kassaflöde. Nyckeltal efter bransch.

Månadsavstämningar – checklista

• Bank och skattekonto: Stäm av saldo mot bokföring och utred differenser.
• Kund- och leverantörsreskontra: Ingen faktura äldre än avtalad kredit? Reservera osäkra fordringar.
• Moms: Kontrollera utgående/ingående moms per sats och specialfall (EU, import, omvänd byggmoms).
• Lön/AGI: Stäm av lönekostnader, förmåner och arbetsgivaravgifter mot AGI.
• Tillgångar/skuld: Avskrivningar, leasing, upplupna intäkter/kostnader och förutbetalda poster.

Periodiseringar – exempel

• Förutbetald försäkring: Dela kostnaden över perioden. 1720/6310.
• Förskott från kund: 2420 skuld tills leverans skett.
• Upplupen ränta: 8410/2990.

Bokslut – steg i praktiken

1. Lås perioderna och samla arbetsbok: verifikationslista, avstämningar, specifikationer.
2. Lager och pågående arbeten: Inventera och värdera enligt principer. Dokumentera bedömningar.
3. Skatt: Beräkna skattemässiga justeringar och uppskjuten skatt (K3). Sätt preliminär skatt kommande år.
4. Årsredovisning: Upprätta enligt K2/K3, med noter och förvaltningsberättelse.
5. Styrelse och bolagsstämma: Fastställande, utdelningsförslag och ansvarsfrihet.

System och integrationer

Välj system med bankkoppling, e‑fakturor och automatisering (tolkning av underlag, återkommande konteringar). Integrera kassasystem, tidsredovisning och lager för att minska manuellt arbete. Använd attest i mobilen och standardiserade mallar.

Vanliga misstag

• Kvitton saknas/oläsliga – skanna direkt. Utan underlag riskeras avdragsrätten.
• Sen periodisering – resultatet blir missvisande. Skapa checklista och leveransdatum.
• Momsfel vid EU/import – följ särskilda rutiner och spara underlag från Tullverket och VIES.
• Fel klassificering av leasing/abonnemang – granskas vid revision. Dokumentera bedömningar.
• Bristande rollfördelning – samma person attesterar och betalar. Inför tvåstegsgranskning.

Checklista vid månadsstängning

• Alla underlag bokförda och attesterade
• Bank/skattekonto avstämt
• Reskontror avstämda och åtgärdade
• Momsrapport granskad
• Lönejournal och AGI matchar
• Periodiseringar och avskrivningar bokade
• Rapporter producerade och kommenterade

FAQ

• Måste jag bokföra varje dag? – Nej, men täta rutiner minskar fel. Veckovis fungerar för många, månadsvis är miniminivå.

• Behöver jag revisor? – Små privata AB är ofta undantagna, men rådgivning och kvalitetssäkring kan vara värdefullt.

• När ska jag byta från K2 till K3? – När verksamheten kräver mer avancerad redovisning (komponentavskrivning, finansiella instrument, koncern).

Källor och vidare läsning

• Bokföringsnämnden – K2 och K3.
• Skatteverket – Moms, arbetsgivardeklaration och skattekonto.
• FAR – Mallar och rekommendationer för årsarbete.

Branschspecifika flöden och KPI:er

• Bygg/hantverk: Projektredovisning per objekt, ROT/RUT‑hantering, omvänd byggmoms. KPI: debiteringsgrad, påslag material/UE, kassaflöde per projekt.
• Handel/e‑handel: Lagerstyrning, inköpsprognoser, returer. KPI: bruttomarginal, lagervärde/dagar, returfrekvens, täckningsbidrag per kategori.
• Tjänster/koncern: Tidrapportering, intäktsredovisning enligt färdigställandegrad. KPI: AR‑ålder, faktureringsgrad, MRR/ARR för abonnemang.

Intern kontroll och behörigheter

Separera roller för registrering, attest och betalning. Begränsa behörigheter i bank och ekonomisystem, använd tvåfaktorsinloggning och logggranskning. Upprätta en attestförteckning och revidera årligen. För större bolag – gör en enkel riskanalys och dokumentera nyckelkontroller.

Rapportpaket och mötesrutin

Skapa ett standardpaket: resultat, balans, kassaflöde, åldersanalyser, nyckeltal och en kort kommentar på 1–2 sidor. Ha ett fast månadsmöte där avvikelser och beslut dokumenteras. Detta ger fart i förbättringsarbetet och underlättar dialogen med bank/revisor.

Årsplan för ekonomin

Q1: Årsbokslut, deklarationer, uppdatera preliminärskatt. Q2: Lagergenomgång, prissättning, kostnadsöversyn. Q3: Budget/prognos kommande år. Q4: Skatteplanering, investeringar, avtal och leverantörsförhandlingar. Använd planen som projektlista i ekonomisystemet.

Faktura- vs. kontantmetod och verifikationskedja

Mindres företag kan använda kontantmetoden där kund- och leverantörsfakturor bokförs vid betalning. Vid bokslut bokas obetalda fakturor upp. Fakturametoden bokför alltid vid fakturadatum och visar fordringar/skulder löpande. Välj metod utifrån behov av kontroll. Oavsett metod ska verifikationskedjan vara intakt: offert → order → leverans → faktura → betalning.

Arkivering och GDPR

Bokföringsmaterial ska sparas i sju år. Digital arkivering är tillåten om materialet är spårbart och skyddat. Personuppgifter i underlag kräver GDPR‑hänsyn: begränsa åtkomst, gallra onödig data och upprätta personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer.

Automatisering och kvalitet

Utnyttja bankkopplingar, tolkning av leverantörsfakturor, återkommande verifikationer och regler för kontering. Automatisera men behåll mänsklig kontroll: gör slumpvisa kontroller, följ upp avvikelser och mät ledtider från kvitto till rapport.

Onboarding vid byte av redovisningsbyrå

Ta fram en checklista: systemåtkomst, kontoplan, pågående periodiseringar, avtal, anläggningsregister, inventarielista, lån, skattekonton, aktuella avtal och kontaktvägar. Kör en parallell månad där både ny och gammal byrå stämmer av, för att säkerställa kvalitet.

Likviditetsprognos och kassaflöde

Koppla bokföringen till en enkel likviditetsprognos. Utgå från kundfakturornas förfallodagar, leverantörsfakturor, skatter/avgifter och låneamorteringar. Lägg in scenarier för säsong, investeringar och utdelning. Uppdatera prognosen vid månadsstängning och jämför utfall mot plan. Ett konkret kassaflödesmöte på 30 minuter ger bättre beslut om inköp, anställningar och prissättning.

Projektredovisning och dimensioner

Använd resultatdimensioner (projekt, avdelning, kostnadsställe) för att se lönsamhet där den uppstår. Standardisera kodstrukturer och automatisera fördelningar (t.ex. hyra efter yta, IT efter användare). Med tydliga dimensioner blir budgetuppföljning och prissättning enklare – du ser snabbt vilka kunder och tjänster som lyfter resultatet.

Praktiska mallar

• Månadschecklista (1 sida) med ansvar och datum.
• Attestmatris med beloppsgränser och ersättare.
• Avstämningsflik per balanspost i arbetsboken (konto, saldo, underlag, ansvarig, kommentar).
• Periodiseringsmall för återkommande kostnader (försäkring, licenser, hyror).

Roller och samarbete med byrå

Definiera vem som gör vad: företaget skannar in kvitton, attesterar och godkänner betalningar; byrån konterar, stämmer av och levererar rapporter. Med tydliga roller blir leveransen snabbare och billigare. Sätt SLA för svarstider och fasta datum för månadsbokslut.

Data‑kvalitet och spårbarhet

Jobba datadrivet: se till att artikelregister, kundregister och leverantörsregister är uppdaterade (org.nr, VAT, adresser). Lägg in valideringar för IBAN, organisationsnummer och momsnummer. Spårbar data minskar fel i både bokföring och skatt.

Avtals- och prisstyrning

Samla större avtal (hyra, IT, försäkring, leasing) i en enkel översikt med pris, indexklausul och förfallodag. Då blir det lättare att periodisera korrekt och förhandla i tid. Avtalsöversikten ger också snabbare svar till bank och revisor.

Mini‑case: från kaos till kontroll på 60 dagar

Ett tjänstebolag hade kvitton i mejl och på papper, sena leverantörsbetalningar och oförutsägbart kassaflöde. Genom att införa kvittoapp, attestflöde och veckovis bankavstämning minskade ledtiden från köp till rapport från fyra veckor till sju dagar. Med en enkel kassaflödesprognos och avtalssammanställning kunde bolaget sänka kostnader och undvika förseningsavgifter.

När ska du be om hjälp?

Be om stöd när verksamheten växer, när du får särskilda frågor (EU‑moms, byggmoms, förmåner) eller när rapporterna inte känns tillförlitliga. En strukturerad månad med rätt kontroller sparar mer än den kostar – och du kan fokusera på försäljning och leverans.