Digital bokföring, därför byter allt fler företag

Digital bokföring betyder att hela flödet från kvitto till rapport sker i ett system utan manuella mellansteg. Underlag fångas direkt, tolkas automatiskt och kopplas till rätt verifikation. Det sparar tid och minskar fel och ger bättre kontroll över kassaflöde och lönsamhet.

Vad menas med digital bokföring

Underlag kommer in via app, mejl eller skanningslåda. Systemet läser leverantör, datum, belopp och moms. Du attesterar och betalning skickas till bank. När allt sker i samma kedja får du uppdaterade rapporter varje dag.

Fördelar i vardagen

1. Mindre handpåläggning och snabbare månadsavslut.
2. Färre fel genom automatisk tolkning och förslag.
3. Bättre spårbarhet med underlag knutet till varje verifikation.
4. Smidigare samarbete med byrå och revisor i samma system.
5. Bättre beslutsstöd med aktuella siffror i mobilen.

Moln och säkerhet

Moderna system bygger på moln med flera lager av säkerhet. Tvåfaktorsinloggning, loggar, kryptering och behörigheter är standard. Du slipper egen server och backuper sköts centralt. Tänk igenom behörigheter så att endast rätt personer kan attestera och betala.

Integrationer som ger mest effekt

Koppla affärssystem, kassa, webbhandel, tidrapportering och bank. Vanliga plattformar är Fortnox, Visma och Xero. En bra integration innebär att data flyter automatiskt i båda riktningar. Testa alltid flödet i liten skala innan du rullar ut brett.

Automatiserade flöden

1. Leverantörsfakturor läses in, föreslås och attesteras i samma vy.
2. Kvitton fångas i mobilapp och matchas mot korttransaktioner.
3. Kundfakturor skickas med betalningspåminnelse enligt schema.
4. Bankkoppling hämtar kontoutdrag varje dag för automatisk avstämning.

Införande steg för steg

1. Kartlägg dagens flöden och välj målbild.
2. Välj system och integrationer tillsammans med din byrå.
3. Sätt attestregler och behörigheter innan ni startar.
4. Migrera kunder, leverantörer och saldon.
5. Rulla ut i delprojekt och följ upp med tydliga mätpunkter.

Vad ska du jämföra vid val av system

1. Stöd för din bransch och dina processer.
2. Kvalitet i tolkning av underlag och hur lärande fungerar.
3. Öppenhet i API och färdiga kopplingar.
4. Roller, attest och spårbarhet.
5. Pris per användare och per transaktion.

Vanliga misstag

1. Starta för brett utan att testa flöden i liten skala.
2. Sakna tydliga roller och attestregler.
3. Inte säkra upp bankkoppling i tid.
4. Låta manuella genvägar leva kvar vid sidan av systemet.

Källor

Verksamt, Bokföring. Se vägledning om digitala arbetssätt och krav på verifikationer.