Introduktion

När du säljer utanför Sverige finns två huvudspår. Handel inom unionen och export till länder utanför unionen. För varor och för tjänster gäller delvis olika regler. I många fall blir försäljningen momsfri hos säljaren, men bara om villkoren är uppfyllda och om dokumentationen är i ordning. Den här guiden ger en praktisk vägledning för mindre och medelstora företag som vill hantera export på ett tryggt sätt.

Varor som säljs till företag inom unionen

Säljer du varor till ett företag i ett annat medlemsland kan du fakturera utan svensk skatt om tre villkor är uppfyllda. Köparen har ett giltigt registreringsnummer för moms. Varorna transporteras från Sverige till det andra landet. Du kan styrka detta med frakthandlingar. Försäljningen tas upp i din periodiska sammanställning. När detta är på plats redovisar köparen skatt i sitt land enligt omvänd skattskyldighet, medan du som säljare inte lägger på svensk skatt.

Spara fraktsedlar, exportdokument som visar utförsel och en utskrift som visar att numret är giltigt. På fakturan anger du köparens registreringsnummer och en tydlig notering om omvänd skattskyldighet. Lägg gärna in en standardtext i ditt system så att inget glöms bort.

Varor som exporteras utanför unionen

När varor levereras till ett land utanför unionen är försäljningen oftast momsfri hos säljaren. Villkoret är att du kan visa att varorna verkligen har lämnat unionen. Det gör du med exporthandlingar eller intyg från speditör och tull. Utan sådana underlag finns risk att skatt påförs i efterhand. Se därför till att ditt logistikflöde innehåller en punkt där exportdokument sparas digitalt tillsammans med fakturan.

Tjänster till företag i och utanför unionen

För tjänster gäller generellt att beskattning sker där köparen är etablerad när köparen är ett företag. Du fakturerar då utan svensk skatt och köparen redovisar i sitt land. Vissa tjänster har särskilda regler, till exempel fastighetsanknutna tjänster, persontransporter, evenemang och restaurang. Kontrollera alltid vilken regel som gäller för just din tjänst och dokumentera bedömningen. Vid försäljning till länder utanför unionen kan tjänsten vara momsfri i Sverige men lokala regler kan kräva åtgärder i köparens land.

Försäljning till konsumenter

Säljer du till konsumenter gäller andra regler. För varor till konsumenter inom unionen finns tröskelvärden och särskilda ordningar som berör distansförsäljning. För digitala tjänster till konsumenter används ofta OSS för rapportering. Säkra att ditt system kan skilja på företag och konsumenter och att prissättning och skattetillämpning anpassas efter det.

Dokumentationskrav och spårbarhet

Momsfri försäljning förutsätter att du kan visa att villkoren är uppfyllda. För varor som lämnar Sverige behövs frakthandlingar och exportintyg. För tjänster behövs avtal, beskrivning av tjänsten och uppgifter som visar var köparen är etablerad. Ett enkelt arbetssätt är att spara underlagen tillsammans med fakturan i samma digitala mapp. Då finns allt på plats om en kontroll sker.

Redovisning, momskoder och rapporter

Se till att kund och artikelregister har korrekta koder. Använd koder för försäljning inom unionen, export och tjänsteförsäljning till företag i andra länder. EU varuleveranser ska tas upp i periodisk sammanställning. Jämför denna rapport med din försäljningsrapport så att beloppen stämmer. I momsdeklarationen hamnar beloppen i särskilda rutor för försäljning utan skatt. Stäm av att dessa rutor är rimliga.

Vanliga misstag och hur du undviker dem

Fakturering utan att kontrollera registreringsnummer är vanligt. Kontrollera numret första gången och vid större affärer. Bristfälliga exportdokument leder till problem i efterhand. Sätt en rutin där logistikfunktionen alltid sparar dokument i samma mapp som fakturan. Felaktiga momskoder gör att rapporter och deklaration blir fel. Lås koder per artikeltyp och affärsflöde. Missad periodisk sammanställning beror ofta på att rapporten inte har någon ansvarig. Tilldela ansvar och lägg in en återkommande påminnelse.

Exempel, maskinförsäljning till Norge

Ett svenskt bolag säljer en maskin till en kund i Norge. Leverans sker över gränsen. Säljaren fakturerar utan svensk skatt eftersom varan exporteras utanför unionen. Speditören tillhandahåller exportdokument som visar utförsel. Dokumenten sparas med fakturan. I deklarationen redovisas försäljningen i rutan för export. När samma kund beställer reservdelar sker samma hantering. Rutinen är enkel och återanvändbar.

Sammanfattning

Exportmoms handlar lika mycket om underlag som om satser. Kontrollera köparens registrering, spara frakt och exporthandlingar och använd rätt koder i systemet. Följ upp rapporterna varje månad. Med enkla rutiner blir både försäljningen och redovisningen trygg och du undviker onödiga rättelser i efterhand.

Källhänvisning: Skatteverket, Export av varor