Introduktion

Förtäckt lön innebär att ersättning till en anställd betalas ut i en form som inte redovisas som lön – till exempel som “ersättning”, “kostnadsersättning” eller “förmån” – trots att den i praktiken är lön. Konsekvensen blir ofta felaktiga skatter och arbetsgivaravgifter, skattetillägg och i värsta fall sanktionsavgifter. För små och medelstora företag kan misstagen bli onödigt dyra. Den här guiden hjälper dig att förstå vad som räknas som förtäckt lön, hur du skiljer det från tillåtna förmåner och hur du undviker vanliga fallgropar.

Vad räknas som förtäckt lön?

I grunden är all ersättning för arbete skattepliktig lön om den inte uttryckligen är undantagen i lag. Att kalla ersättningen något annat ändrar inte karaktären. Typiska situationer där Skatteverket bedömer ersättningen som förtäckt lön är när:

• Utbetalningar görs som “kostnadsersättning” utan underlag eller fast belopp varje månad.
• Bolaget betalar privata kostnader (t.ex. hemresor, hemelektronik, gymkort) utan att de beskattas som förmån.
• Ersättning till delägare faktureras via eget bolag trots att uppdraget i praktiken är anställningslikt.
• “Bonusar” betalas ut i form av presentkort eller varor i stället för lön.

Skattepliktig förmån vs förtäckt lön

Skattepliktiga förmåner (t.ex. fri bil, bostad, kost) ska förmånsbeskattas och ligga till grund för arbetsgivaravgifter. När sådana förmåner inte redovisas korrekt blir de i praktiken förtäckt lön. Vissa personalvårdsförmåner är skattefria (t.ex. enklare förmåner eller friskvårdsbidrag inom ramarna), men gränsdragningen är viktig. Om en skattefri förmån överskrider reglerna blir hela förmånen skattepliktig och ska hanteras som lön.

Vanliga exempel och gränsdragningar

• Betalda privata utgifter: Om företaget betalar privata kostnader utan underlag är det normalt lön/förmån. Dokumentation och policy minskar risken.
• Bil- och reseersättningar: Schabloner får bara användas enligt reglerna. Högre ersättning än skattefri nivå är lön.
• Presentkort och gåvor: Jul- och jubileumsgåvor har tydliga gränser. Presentkort med pengar-likviditet blir ofta lön.
• Eget AB och fakturering: Om arbetet sker personligt och under arbetsledning kan uppdraget bedömas som anställning – ersättningen ses då som lön.

Konsekvenser vid fel

Upptäcks förtäckt lön kan Skatteverket besluta om retroaktiv lön, skatte- och avgiftspåföring, skattetillägg samt ränta. För bolag och företrädare kan det leda till betalningsansvar och i sällsynta fall straffrättsliga påföljder. Därtill finns risk för negativ påverkan på kreditvärdighet och förlorat förtroende hos medarbetare.

Så undviker du förtäckt lön – praktiska rutiner

• Tydliga policys: Beskriv hur förmåner, kostnadsersättningar och inköp hanteras. Kommunicera och utbilda löpande.
• Underlag och attest: Kräv kvitton, körjournal, avtal och attestflöde i samtliga fall.
• Löne-/förmånskontroll: Använd checklista inför varje lönekörning – stäm av kostnadsersättningar, förmåner och gränsbelopp.
• Systemstöd: Utnyttja funktioner i lön- och bokföringssystem för förmånsberäkning, körjournal och kvittohantering.
• Gränsfall: Rådgör hellre en gång för mycket än en gång för lite.

Checklista vid granskning

1. Finns aktuella policys? 2) Är samtliga ersättningar korrekt klassade? 3) Finns underlag? 4) Har vi förmånsbeskattat det som ska beskattas? 5) Överensstämmer rutinerna med gällande regler och kollektivavtal? 6) Är kontrolluppgifter och AGI korrekta?

Bokföring och kontrolluppgifter

Förtäckt lön påverkar inte bara skatten utan även bokföringen och rapporteringen i AGI. Säkerställ att lönearter, förmånsberäkningar och arbetsgivaravgifter blir rätt i lönesystemet och att bokföringen speglar verkligheten. Ett bra samarbete mellan ekonomifunktion och lön är avgörande.

Sammanfattning

Förtäckt lön uppstår när ersättning för arbete döljs eller hanteras felaktigt. Genom tydliga policys, ordning på underlagen och rutiner för gränsdragningar minskar du risken kraftigt. Vid osäkerhet – fråga innan utbetalning. Det är billigare att göra rätt från början än att rätta i efterhand.

Källhänvisning: Skatteverket – Lön och förmåner