Introduktion

Momsdeklarationen är återkommande och till synes enkel tills små missar skapar stora avvikelser. Här går vi igenom vanliga rutor, typfel och hur du undviker dem med enkla rutiner. Målet är att du ska kunna skicka in deklarationen med gott självförtroende varje period.

De vanligaste rutorna och hur du kontrollerar dem

Omsättning med tjugofem, tolv och sex procent redovisas exklusive skatt. Om försäljning hamnar i fel ruta blir utgående skatt fel. Gör därför en rapport per momssats och jämför med föregående period. Stora förändringar utan förklaring behöver granskas i artikelregister och på fakturanivå.
Inköp inom unionen för varor och tjänster redovisas som beskattningsunderlag i särskilda rutor. Systemet beräknar utgående skatt och du får normalt avdrag för ingående skatt i samma period. Ett vanligt fel är att fakturan bokas utan rätt momskod. Gå igenom leverantörer i unionen och säkerställ att alla fakturor fått rätt kod.
Export och leveranser inom unionen kräver underlag. Fakturor utan skatt måste kunna styrkas med dokument som visar transport och köparens registrering. Saknas underlag finns risk att skatt påförs i efterhand.
Importmoms hämtas från tullunderlaget och redovisas i särskild ruta. Här blir det fel när frakt och försäkring inte har tagits med i underlaget eller när fel sats används. Spara tullbeslutet och jämför deklarationen mot underlaget varje period.

Checklista inför inlämning

1. Kör rapport på försäljning per momssats och jämför med föregående period.
2. Stäm av försäljning till andra medlemsländer mot periodisk sammanställning.
3. Jämför importmoms mot tullunderlag och kontrollera momssatsen.
4. Kontrollera förvärv av varor och tjänster från andra medlemsländer.
5. Sök efter transaktioner med ovanliga momskoder och granska dem.
6. Dokumentera avvikelser och beslut så att nästa period blir enklare.

Exempel, rättning i efterhand

Anta att en leverantörsfaktura från ett företag i ett annat medlemsland har bokats utan momskod. Vid genomgången inför inlämning upptäcker du att rutan för förvärv av tjänster är noll. Gå tillbaka till fakturan, sätt rätt momskod och låt systemet beräkna både utgående och ingående skatt. Uppdatera dina bokningsmallar så att samma fel inte upprepas.
Ett annat exempel är importmoms där frakt saknas i underlaget. Jämför tullunderlaget med fakturorna och se om en fraktfaktura inte har kopplats. Efter att ha justerat underlaget och skatten sparar du dokumentation som förklarar rättelsen. Lägg till en punkt i listan där frakt till första plats i Sverige alltid kontrolleras.

Rutiner som minskar fel

Bygg ett fast arbetssätt. Använd artiklar med låsta momssatser för försäljning. Skapa bokningsmallar för inköp inom unionen och import. Låt systemet räkna ut skatten i stället för manuella beräkningar. Avsätt en fast tid i slutet av varje period för kontrollerna. Låt någon annan läsa igenom siffrorna om du är osäker. Fyra ögon upptäcker mer än två.

Frågor och svar

Hur vet jag att rätt rutor är ifyllda. Läs igenom hjälpen i e tjänsten och jämför med ditt system. Ofta finns det en rapport som visar vilka rutor som påverkas av olika momskoder.
Kan jag rätta nästa period. Ja, mindre fel kan rättas i kommande period. Större fel bör rättas genom omprövning.
Vad gör jag om en kundfaktura med fel momssats redan är skickad. Skapa en kreditfaktura och gör en ny korrekt faktura. Dokumentera varför det blev fel.

Sammanfattning

Momsdeklarationen blir trygg när du kopplar den till enkla kontroller. Rapport per momssats, avstämning av EU affärer mot periodisk sammanställning och jämförelse av importmoms mot tullunderlag fångar de flesta fel. Med fasta rutiner minskar du risken för oväntade avvikelser och sparar tid varje månad.

Källa: Skatteverket, Fyll i momsdeklarationen