Introduktion

När du redovisar moms korrekt minskar du risken för fel och vinner tid i bokslut och deklaration. Du behöver tre saker på plats. Rätt metod för bokföring av moms. Tydliga rutiner som upprepas varje månad. En säker hantering av själva deklarationen. Den här guiden går igenom grunderna och ger dig ett arbetssätt som fungerar från första månaden.

Metoder för moms i bokföringen

Det finns två metoder som styr när moms bokförs. Kontantmetoden och fakturametoden. Kontantmetoden passar mindre företag med enklare flöden. Du bokför moms när betalningen sker. Det ger en naturlig koppling mellan bank och bokföring. Fakturametoden är vanligast för växande bolag. Moms bokförs när fakturan skapas och justeras vid betalning. Det ger en tydligare periodisering men kräver mer ordning i reskontrorna.

Vilken metod du använder påverkar inte hur mycket moms du betalar på sikt. Däremot påverkar den arbetsflödet. Välj metod utifrån storlek, antal fakturor och hur du vill följa upp intäkter och kostnader.

Perioder och viktiga datum

De flesta redovisar varje månad eller varje kvartal. Mindre verksamheter kan få redovisa en gång per år. Oavsett period behövs marginaler. Sätt påminnelser i kalendern några dagar innan sista dag. Stäng perioden i bokföringen när allt är klart så att det inte smyger in sena verifikationer.

En enkel rutin är att planera en fast dag för avstämningar. Exempelvis den femte varje månad. Då går du igenom föregående månad, stämmer av bank och reskontror, kör rapporter per momssats och kontrollerar EU handel och importmoms. När listan är avbockad lämnar du deklarationen samma dag.

Så bygger du ett fungerande månadsflöde

1. Underlag in i tid. Få in kvitton och leverantörsfakturor löpande. Använd en kvittoapp så att bilder och kvitton hamnar direkt i systemet med datum och belopp.
2. Bank och reskontror. Stäm av bank mot bokföringen och säkerställ att kund och leverantörsreskontra stämmer med listorna.
3. Rapport per momssats. Kör en rapport som visar försäljning och inköp per momssats. Jämför med föregående period och förklara större förändringar.
4. EU och import. Kontrollera rader för EU handel, omvänd skattskyldighet och importmoms. Är raderna rimliga i förhållande till dina affärer.
5. Rimlighetskontroll. Jämför beräknad moms med föregående period och med din resultaträkning. Stora avvikelser utan förklaring behöver granskas.
6. Lämna deklarationen. När siffrorna stämmer skickar du in deklarationen digitalt och planerar betalning eller återbetalning.

Vanliga fel och hur du undviker dem

Missade kvitton och sena underlag är den vanligaste orsaken till differenser. Inför en enkel regel att kvitton ska in samma dag. Fel momssats i artikelregister förekommer ofta. Skapa en låst mall för artiklar där momssatsen inte kan ändras av misstag. Blandning av privata och företagets kostnader leder till fel avdrag. Använd företagskort och vanor som minskar risken. Glömda importmomsrutor är också vanligt. Lägg in en fast kontroll i listan där du jämför mot tullunderlag.

Tips som sparar tid och minskar fel

Automatisera så mycket som möjligt. Använd bankkoppling och påminnelser i systemet. Låt någon annan granska första månaderna så att rutinen sätter sig. Skriv ner din egen checklista och följ den varje gång. Undvik att ändra arbetsflöde varje månad. Stabilitet ger färre misstag.

Exempel, första kvartalet i ett nytt bolag

Anta att du startar i januari. Du väljer kontantmetoden och kvartalsvis redovisning. Under första kvartalet skickar du ett tiotal kundfakturor och har ett antal leverantörsfakturor och kvitton. Varje vecka fotar du kvitton och skickar in i systemet. Den femte april stämmer du av banken, kontrollerar reskontror och kör rapport per momssats. Du ser att ett inköp från ett annat medlemsland har bokats utan momskod. Du rättar detta innan du skickar in deklarationen. Genom att följa samma rutin blir det enkelt nästa kvartal.

Frågor och svar

Behöver jag ändra metod när bolaget växer. Inte nödvändigt, men fakturametoden kan bli smidigare när antalet fakturor ökar. Många byter när de går över till månadsvis redovisning.
Hur gör jag vid kreditfakturor. Följ samma metod som vid vanliga fakturor. Se till att krediter följer samma periodiseringsprincip.
Hur hanterar jag blandade momssatser på samma faktura. Använd artiklar med rätt momssats och låt systemet summera per sats.
Vad gör jag om jag upptäcker fel efter inlämning. Rätta i nästa period eller begär omprövning beroende på felets storlek. Dokumentera alltid åtgärden.

Sammanfattning

Att redovisa moms säkert handlar om tydliga vanor. Välj metod som passar din verksamhet. Följ en enkel månadsrutin. Använd rapporter som visar momssatser och granska avvikelser. När du gör detta blir deklarationen en naturlig del av varje period och du minskar risken för onödiga rättelser i efterhand.

Källa: Skatteverket, Redovisa moms