Introduktion

Utlandsresor innebär ofta många kvitton och flera momsregler. För att redovisa rätt behöver du skilja på kostnader som avser själva resan, kostnader som är representation och utländsk skatt som eventuellt kan återfås. Med ordning på underlag och ett tydligt arbetssätt blir hanteringen enkel i längden. Här går vi igenom grunderna för svenska företag.

Flyg, tåg och hotell

Internationella flygresor saknar normalt svensk skatt. Biljetten kan innehålla avgifter men ingen svensk moms. Hotell och lokala transporter i utlandet kan däremot innehålla lokal skatt. Om du kan få tillbaka den beror på landets regler och vilken typ av kostnad det är. Ibland kan du ansöka om återbetalning. I andra fall behandlas kostnaden som en kostnad utan avdragsrätt för skatt. Bedöm därför alltid kopplingen till verksamheten och spara underlagen i original eller som digitala kopior med tydliga uppgifter.

Måltider och gränsdragning mot representation

Måltider under resa ses ibland som en del av resan och ibland som representation. Frågan är vilket syfte kostnaden har. Om måltiden är en del av resan för den anställde kan den vara avdragsgill som kost för tjänsteresa enligt svenska regler. Om måltiden avser vård av affärsrelationer blir det representation som följer särskilda regler för avdragsrätt och skatt. Dokumentera syfte, deltagare, datum och plats. Det gör bedömningen enklare vid uppföljning och granskning.

Utländsk skatt och möjlig återbetalning

I vissa länder kan svenska företag ansöka om återbetalning av lokal skatt på hotell, mässor och vissa tjänster. Processen tar tid och kräver att kvitton uppfyller formella krav. Väg nyttan mot administrationen. Om beloppen är små kan det vara bättre att låta kostnaden ligga kvar som en vanlig kostnad. Om beloppen är större eller om du ofta reser till samma land kan det vara värt att ta hjälp av en partner som hanterar ansökningar på löpande basis.

Bokföring och praktiska rutiner

Separera kostnader redan vid kontering. Använd egna konton för resa, logi, måltider, representation och övrigt. Lägg till projekt eller etiketter som kopplar kostnaden till resan eller uppdraget. Fota kvitton direkt i en app. För hotellkvitton, se till att datum, pris per natt och skattesats framgår. För måltider, skriv syfte och deltagare på kvittot eller i appen. När allt är fångat digitalt blir avstämningen lättare.

Exempel, mässa i Tyskland

Ett svenskt bolag reser till en mässa i Tyskland. Flygbiljetten saknar svensk skatt och bokas på konto för resor. Hotellet i Berlin har lokal skatt. Bolaget sparar kvittona digitalt med tydliga uppgifter. Efter resan bedömer man om ansökan om återbetalning är värd arbetet. Eftersom beloppet är betydande och resor sker ofta till samma land väljer bolaget att ansöka varje kvartal via en partner. Måltider som avser interna resor bokas som kost i tjänsten. Middag med en potentiell kund hanteras som representation med tydlig dokumentation.

Vanliga fel och hur du undviker dem

Avsaknad av syfte för en måltid gör att kostnaden lätt ifrågasätts. Skriv alltid syftet. Samlingskvitton utan specifikation försvårar bedömningen. Be om kvitto där rader och skattesats framgår. Felaktiga avdrag för utländsk skatt är vanligt. Gör en lista på länder där du brukar resa och skriv ner hur du hanterar deras kvitton. Blanda inte privata kostnader med företagets utgifter. Använd företagskort och håll policy tydlig.

Sammanfattning

Utlandsresor kräver extra ordning på underlagen. Gör en tydlig gränsdragning mellan resa och representation och bestäm hur ni hanterar utländsk skatt i de länder där ni reser oftast. Med förberedda konton, en bra kvittoapp och korta checklistor blir redovisningen enkel och spårbar.

Källa: Skatteverket, Resor och moms