Översikt

Handel inom unionen är vardag för många företag. Reglerna är inte komplicerade när man väl förstår logiken, men de ställer krav på kontroll av kundens registrering, rätt momskoder i systemet och korrekt rapportering. Här går vi igenom hur försäljning och inköp hanteras, vilka underlag som behövs och hur du undviker vanliga fel. Texten är skriven för mindre och medelstora företag som vill ha en tydlig och praktisk vägledning.

Grundprinciper i korthet

Vid försäljning av varor och tjänster inom unionen skiljer man mellan försäljning till företag och försäljning till privatpersoner. Försäljning till företag i andra medlemsländer kan i många fall faktureras utan svensk moms om köparen är registrerad för moms och om transaktionen uppfyller kraven. Försäljning till privatpersoner följer andra regler och kan bland annat omfattas av tröskelvärden och särskilda ordningar för rapportering. Den här artikeln fokuserar på försäljning till företag samt inköp mellan företag eftersom det är vanligast för mindre bolag.

Försäljning av varor till företag i andra medlemsländer

När du säljer en vara som transporteras från Sverige till ett annat medlemsland kan du fakturera utan svensk moms om tre villkor är uppfyllda. Köparen är ett företag med ett giltigt registreringsnummer för moms i sitt land. Varorna transporteras från Sverige till ett annat land inom unionen. Du kan visa detta med frakthandlingar eller motsvarande. Försäljningen tas med i din periodiska sammanställning. Uppfylls villkoren behandlas försäljningen som momspliktig i köparens land enligt omvänd skattskyldighet, medan du som säljare inte lägger på svensk moms.

Underlag du behöver spara är fraktsedlar eller spårbar leveranshistorik, avtal eller orderbekräftelse, faktura med köparens registreringsnummer för moms och notering om omvänd skattskyldighet. Spara även utskriften från kontroll av numret i VIES eller motsvarande tjänst. Dessa dokument visar att villkoren för försäljning utan svensk moms är uppfyllda.

Försäljning av tjänster till företag i andra medlemsländer

Tjänster följer huvudregeln att beskattningslandet är där köparen är etablerad när köparen är ett företag. Det innebär att du normalt fakturerar utan svensk moms och anger att köparen ska redovisa skatten i sitt land. Vissa tjänster har särskilda regler, till exempel tjänster kopplade till fast egendom, persontransporter, evenemang och restaurang. Gå igenom din tjänstetyp och säkerställ att huvudregeln verkligen gäller. Om du är osäker är det värt att stämma av mot myndigheternas vägledning.

Vid tjänsteförsäljning är underlagen i praktiken avtal, faktura och dokumentation av att köparen bedriver verksamhet. Ha en rutin för att hämta och spara registreringsnumret för moms hos köparen och för att beskriva vilken typ av tjänst som har levererats.

Inköp av varor från andra medlemsländer

När du köper varor från ett företag i ett annat medlemsland gäller ofta förvärvsbeskattning. Det betyder att du som köpare beräknar och redovisar utgående skatt i Sverige på underlaget för köpet. Samtidigt har du rätt till avdrag för ingående skatt i samma period om köpet avser verksamhet som ger avdragsrätt. Effekten blir neutral om avdragsrätten gäller fullt ut. Se till att leverantören fakturerar utan sitt lands moms och att fakturan innehåller båda parters registreringsnummer.

I bokföringen använder du särskilda konton för förvärv från unionen. De flesta ekonomisystem har färdiga momskoder för detta. Kontrollera att koden både beräknar utgående och ingående skatt och att beloppen hamnar i rätt rutor i deklarationen.

Inköp av tjänster från andra medlemsländer

Tjänster som köps från företag i andra medlemsländer omfattas ofta av omvänd skattskyldighet. Du beräknar då utgående skatt i Sverige och gör samtidigt avdrag för ingående skatt om avdragsrätt finns. Säkerställ att leverantören fakturerar utan moms och att fakturan har korrekta uppgifter. Bokföringen hanteras på motsvarande sätt som vid varuinköp men med momskod för tjänster.

Registreringsnummer för moms och validering

För att få fakturera utan svensk moms vid varuleveranser och för att tillämpa huvudregeln för tjänster behöver köparen vara registrerad för moms. Kontrollera detta via VIES eller annan officiell källa. Spara ett bevis på att numret var giltigt vid försäljningstillfället. Nummer kan vara inaktiva eller felaktigt angivna. Om numret inte är giltigt ska du normalt ta ut svensk moms även om varan skickas ut från Sverige.

Periodisk sammanställning

Försäljning av varor till företag i andra medlemsländer och vissa tjänster ska rapporteras i en periodisk sammanställning. Rapporten lämnas vanligtvis månadsvis men kan vara kvartalsvis beroende på omfattning. I rapporten anger du köparens registreringsnummer och värdet av försäljningen. Se till att rutinen hänger ihop med faktureringen så att alla affärer kommer med i rätt period.

Momsdeklarationen och rätt rutor

Inköp och försäljning inom unionen ska också tas upp i momsdeklarationen. Använd rätt rutor för varuinköp, tjänsteinköp och varuförsäljning. Om ditt ekonomisystem är korrekt inställt kommer beloppen att hamna på rätt ställe när du bokför med rätt momskoder. Gör en rimlighetskontroll varje period där du jämför rapporterna från systemet med deklarationen.

Dokumentation och spårbarhet

Nyckeln till en trygg hantering är spårbarhet. För varje affär ska du kunna visa vem köparen är, vad som har levererats, hur och när varor har lämnat landet samt vilket registreringsnummer för moms köparen har. Dokumentation minskar risken för att moms påförs i efterhand om en granskning sker. Försök att samla alla underlag digitalt tillsammans med fakturan så att de är lätta att hitta.

Vanliga misstag och hur du undviker dem

Några fel återkommer ofta. Fel eller saknat registreringsnummer för moms hos köparen leder till att fakturor utan svensk moms kan ifrågasättas. Otillräcklig dokumentation av transporten för varor är en klassiker. Fel momskoder i systemet gör att rapporteringen blir fel i deklarationen. Brist på avstämningar mellan periodisk sammanställning och bokföring leder till att affärer missas eller dubbelräknas. Lösningen är enkla rutiner. Kontrollera numret vid första affären och vid större affärer. Spara frakthandlingar tillsammans med fakturan. Använd låsta momskoder som inte kan ändras av misstag. Stäm av rapporterna varje månad.

Praktiskt arbetssätt för mindre företag

Bygg ett kort arbetsflöde som upprepas varje månad. När fakturan skapas, kontrollera att köparens uppgifter och registreringsnummer är korrekt ifyllda. Använd standardtext på fakturan som anger omvänd skattskyldighet när det är relevant. När varor skickas, se till att frakthandling sparas digitalt med ett namn som kopplar ihop den med fakturan. När månaden stängs, kör rapport för försäljning till andra medlemsländer och jämför med den periodiska sammanställningen. Gå igenom inköp med momskoder för förvärv och kontrollera att beloppen hamnar i rätt rutor.

Exempel, försäljning av varor

Ett svenskt företag säljer maskindelar till en köpare i Tyskland. Köparen lämnar ett giltigt registreringsnummer för moms. Varorna skickas med speditör och levereras till köparens adress i Tyskland. Säljaren fakturerar utan svensk moms och anger att köparen redovisar skatt i sitt land. Säljaren sparar fraktsedel och bekräftelse från speditören och tar med försäljningen i den periodiska sammanställningen. I deklarationen redovisas försäljningen i rätt ruta för varor som levereras till andra medlemsländer.

Exempel, inköp av tjänster

Ett svenskt bolag köper programvara som tjänst från ett företag i Nederländerna. Leverantören fakturerar utan moms. Köparen i Sverige beräknar utgående skatt i Sverige på underlaget för köpet och gör samtidigt avdrag för ingående skatt eftersom tjänsten används i momspliktig verksamhet. Beloppen hamnar i rätt rutor när momskoden för inköp av tjänster från andra medlemsländer används.

Sammanfattning

EU handel fungerar bra med enkla rutiner. Kontrollera köparens registreringsnummer, spara underlag som visar transport och leverans och använd rätt momskoder för inköp och försäljning. Stäm av rapporterna mot deklarationen varje månad. När du gör detta konsekvent blir hanteringen trygg och förutsägbar och du minskar risken för onödiga rättelser i efterhand.

Källa: Skatteverket, EU handel