Momsdeklaration – steg för steg

Den här guiden visar hur du tar fram underlaget, fyller i rätt rutor och undviker vanliga fel. Den bygger på praktisk månads/kvartalsrutin för mindre och medelstora företag.

1) Förberedelser och periodval

Kontrollera att företagets redovisningsperiod (månad/kvartal/år) är korrekt och att all bokföring för perioden är klar. Stäm av bank, reskontror och att alla kvitton är inlagda i rätt period.

2) Ta ut en momsrapport

I ekonomisystemet tar du ut momsrapporten. Den ska visa:

• Försäljning per momssats (25/12/6 %).
• Utgående moms per momssats.
• Ingående moms.
• EU‑försäljning (0 %) och EU‑förvärv (utgående och ingående moms beräknad).
• Importmoms från Tullverket.

3) Fyll i deklarationen – fälten i korthet

• Momspliktig försäljning 25/12/6 % – nettoomsättning per sats.
• Utgående moms 25/12/6 % – beräknad utifrån försäljning.
• Försäljning av varor/tjänster till annat EU‑land (0 %) – ange värdet och köparens VAT i underlaget.
• Varuförvärv/tjänsteförvärv från EU – redovisa som utgående och samtidigt som ingående moms.
• Import av varor – redovisa tullvärde och moms enligt underlag från Tullverket.
• Ingående moms att dra av – summera från leverantörsfakturor/kvitton efter eventuella begränsningar.

Resultatet visar moms att betala eller få tillbaka.

4) EU‑handel och omvänd byggmoms

B2B‑tjänster inom EU beskattas ofta hos köparen (omvänd skattskyldighet). Säljaren fakturerar 0 % och anger “Reverse charge”. Köparen redovisar utgående och ingående moms. Vid byggtjänster i Sverige gäller omvänd byggmoms mellan byggföretag: säljaren fakturerar utan moms och köparen redovisar.

5) Importmoms

Hämta tullunderlag (MRN/tullvärde) och redovisa importmomsen i rätt ruta. Ingående moms får dras i samma period om avdragsrätt finns. Kontrollera att artikelns tullvärde matchar det som bokförts.

6) Bokföring (BAS)

Vanliga konton:

• 2611/2621/2631 Utgående moms 25/12/6 %.
• 2641 Ingående moms.
• 2650 Redovisningskonto för moms.

Periodslut: Flytta periodens moms till 2650 och boka betalning/återbetalning mot 1930 Bank.

7) Vanliga fel – och hur du undviker dem

• Fel momssats på varor/tjänster med reducerad moms.
• Missad omvänd byggmoms mellan byggföretag.
• EU‑försäljning utan giltigt VAT hos motparten.
• Fel hantering av importmoms (saknat eller fel tullvärde).
• Blandad verksamhet utan proportionering av ingående moms.

8) Checklista före inlämning

• Stämmer försäljning per sats mot huvudbok och artikelregister?
• EU‑försäljning verifierad i VIES?
• Importmoms underbyggd med tullunderlag?
• Kreditfakturor/returer med i rätt period?
• Proportionering dokumenterad och rimlig?

Källor och vidare läsning

• Skatteverket – Momsdeklaration.
• Skatteverket – EU‑handel och importmoms.
• Bokföringsnämnden – Moms i redovisningen.

Fördjupning – praktiska exempel ruta för ruta

Exempelbolag säljer konsulttjänster (25 % moms) i Sverige, har EU‑köp av mjukvarulicenser och importerar en maskin.

1. Momspliktig försäljning 25 %: 400 000 kr → utgående moms 100 000 kr.
2. Försäljning till EU‑kund (B2B, reverse charge): 60 000 kr → 0 % i Sverige, ange i rätt ruta och VIES‑verifiering.
3. Tjänsteförvärv från EU (licenser): 20 000 kr → utgående moms 25 % (5 000 kr) och samtidigt ingående moms 5 000 kr.
4. Import av maskin: tullvärde 100 000 kr → importmoms 25 000 kr enligt Tullverket; bokförs som ingående moms om avdragsrätt finns.
5. Ingående moms på svenska inköp: 36 000 kr.

Moms att betala: (100 000 + 5 000 + 25 000) – (36 000 + 5 000 + 25 000) = 64 000 kr.

Rättelser och omprövning

Upptäcks fel efter inlämning kan du lämna en ny deklaration för perioden eller rätta i efterföljande period beroende på felets art. Dokumentera felet (verifikat, förklaring) i momsarbetsboken. För större fel – kontakta Skatteverket och begär omprövning inom gällande tidsfrister.

Automatisering och kontroller i systemet

Sätt upp regler för reducerade momssatser, omvänd byggmoms och EU‑handel i artikelregister och leverantörsregister. Lägg in varningar på fakturamallar (omvänd skattskyldighetstext, VAT‑nr). Kör avvikelse‑rapporter innan du låser perioden: stora differenser mellan försäljning och moms per sats, eller ovanligt hög/låg ingående moms.

Datum och betalning

Samla skattedatumen i en kalender (AGI, moms, preliminärskatt) och planera likviditeten. Att missa momsbetalningen ger onödig kostnadsränta – en enkel påminnelse i kalendern sparar mycket.

Mappning från bokföring till rutor – praktisk tabell

Skapa en enkel mappning mellan konton och deklarationsrutor i din momsarbetsbok:

• 30xx omsättning 25 % → ruta för momspliktig försäljning 25 %, utgående moms 2611.
• 30xx omsättning 12 % → ruta 12 %, utgående moms 2621.
• 30xx omsättning 6 % → ruta 6 %, utgående moms 2631.
• 3048 (EU‑försäljning tjänster 0 %) → ruta EU 0 % (ingen utgående moms i Sverige).
• 40xx inköp Sverige → ingående moms 2641 (avdragsgill del efter proportionering).
• 4535 Varuförvärv från EU → utg. moms 2614/ing. 2645 (beroende på systemupplägg).
• 4545 Tjänsteförvärv från EU → utg. moms 2614/ing. 2645.
• 4547 Import av varor → importmoms enligt tullunderlag (vanligen 2641, mot 4990 kostnad eller 146x lager).

Dokumentera avvikelser per bransch (t.ex. 3231 för 6 % böcker, 3051 för 25 % varor, 3052 för 12 % livsmedel) så att nya kollegor snabbt hittar rätt.

EU‑sammanställning och OSS

För B2B‑försäljning inom EU ska du lämna periodisk sammanställning (recapitulative statement) med kundernas VAT‑nummer och belopp. Sätt månads‑ eller kvartalsrutin beroende på volym. För B2C‑distansförsäljning/elektroniska tjänster kan OSS användas – då rapporteras utländsk moms via Skatteverket. Beskriv i arbetsboken vilka försäljningstyper som går till momsdeklarationen respektive OSS.

Systemstöd och kvalitetssäkring

• Använd artikelregister med rätt momssats och texter (ex. “Reverse charge”).
• Lås perioder efter inlämning; ändringar kräver chefsattest.
• Kör en diff‑rapport: utgående moms per sats vs. omsättning per sats × skattesats.
• Sätt upp VIES‑kontroll med logg. Spara kvitto på kontrollerade VAT.

Vanliga frågescenarier (FAQ)

• Måste jag rätta en liten felbokning från i fjol? – Ja, rätta när felet upptäcks och dokumentera hur. Vid väsentliga belopp: kontakta Skatteverket.

• Hur gör jag med kreditfakturor? – Ta med dem i samma period som ursprungsfakturan om möjligt, annars i närmast följande period och dokumentera kopplingen.

• Kan jag kvitta importmoms utan underlag? – Nej, underlag från Tullverket krävs (tullvärde/MRN). Utan det saknas avdragsrätt.

• Hur fungerar blandad verksamhet i praktiken? – Använd en proportioneringsnyckel (t.ex. omsättning) och stäm av årligen mot utfallet.

Revision och spårbarhet

Spara en årlig momsarbetsbok med:

• Rutiner och mappning (konton → rutor).
• Årets proportioneringsnyckel och beräkningar.
• Lista över VIES‑kontroller och tullunderlag.
• Avstämningar per period (rapport, huvudbok, deklaration, betalning).

En komplett arbetsbok minskar revisionstid och gör det enklare att byta medarbetare utan kvalitetsförlust.

Årsvis avstämning och differenser

Gör en helårsavstämning: summera periodernas moms och jämför mot huvudbokens 2650. Differenser tyder ofta på efterhandsbokningar i låsta månader, manuella betalningar eller korrigeringar från Skatteverket. Dokumentera vad som hänt per datum och boka justeringar med tydlig text.

Branschspecifika kontrollpunkter

• Bygg/ROT: omvänd byggmoms, ROT‑fil, material/UE‑flöden.
• E‑handel: OSS, returer/krediter och frakt med blandade momssatser.
• Konsult/SaaS: EU‑tjänster, elektroniska tjänster och rätt “place of supply”.
• Hotell/restaurang: 12 % på logi/livsmedel, 25 % på alkohol – artiklar måste ha rätt satser.

Med branschspecifika checklistor minskar du fel och höjer takten i stängningen.