Momsregistreringsnummer (VAT) – grunder

Ett momsregistreringsnummer identifierar ett företag i momsfrågor. I Sverige bygger det på organisationsnumret och används vid fakturering, EU‑handel och rapportering.

Svenskt format

Det svenska VAT‑numret består av:

• Landskod: SE
• Organisationsnummer (10 siffror)
• Suffix: 01

Exempel: SE556677889901 (skrivs utan bindestreck).

När ska numret stå på fakturan?

På alla fakturor vid momspliktig försäljning. Vid B2B‑försäljning till annat EU‑land med 0 % moms (omvänd beskattning) ska både ditt och kundens giltiga VAT‑nummer framgå.

Kontrollera kundens VAT i VIES

Använd EU:s VIES‑tjänst för att verifiera att kundens VAT‑nummer är giltigt och att företaget finns i rätt land. Spara skärmdump eller referens i fakturaunderlaget. Om numret är ogiltigt ska du normalt debitera svensk moms.

Vanliga format per land

VAT‑format varierar. Exempel:

• DK + 8 siffror (Danmark)
• FI + 8 siffror (Finland)
• DE + 9 siffror (Tyskland)
• NL med 12 tecken inkl. bokstav (Nederländerna)

Kontrollera alltid i VIES och mot kundens registreringsbevis vid osäkerhet.

Vanliga fel och följder

• Saknat VAT på faktura vid EU‑försäljning → risk för felaktig 0‑moms.
• Ogiltigt kund‑VAT → säljaren kan bli skyldig att debitera moms i efterhand.
• Felaktigt svenskt format (saknar 01) → motsvarar inte VIES‑standard.

Bokföring och rapportering

Vid EU‑försäljning (0 %) bokförs försäljningen i rätt ruta i momsdeklarationen och kunden ska tas med i den periodiska sammanställningen. Systemet bör lagra kundens VAT och landkod.

Checklista

• Ligger ditt VAT på alla fakturor?
• Har du kontrollerat kundens VAT i VIES?
• Är fakturamallen uppdaterad med omvänd beskattningstext vid 0‑moms?

Källor och vidare läsning

• EU – VIES VAT number validation.
• Skatteverket – Momsregistreringsnummer och EU‑handel.

Masterdata och ERP

Lagra VAT‑nummer i kund‑/leverantörsregister med landskod. Sätt valideringsregler per land i ERP och bygg batch‑kontroll mot VIES en gång i månaden. Logga kontrollresultat (datum, användare) och lås fakturering om kunden saknar giltigt VAT vid EU‑försäljning.

Länder – exempel på format

• SE: SE + 10 siffror + 01 → SE556677889901
• DK: DK + 8 siffror → DK12345678
• FI: FI + 8 siffror → FI12345678
• NO (ej EU): MVA‑nummer används, andra regler för export
• DE: DE + 9 siffror → DE123456789
• NL: ofta 12 tecken med bokstav → NL123456789B01
• IT: IT + 11 siffror → IT12345678901
• ES: ES + 9 tecken (bokstav + siffror)

Kontrollera alltid i VIES och nationella källor.

Storbritannien (UK)

Efter Brexit gäller brittisk VAT separat. EU‑regler om VIES gäller inte; använd brittiska kontrolltjänster. Hantering i momsdeklaration och tull påverkas – följ uppdaterade regler.

Process – från kundupplägg till faktura

1. Samla företagsuppgifter och VAT med landskod
2. Validera i VIES och spara bevis
3. Sätt momskod i ERP (SE/EU/Export)
4. Uppdatera fakturamall (reverse charge vid EU B2B)
5. Vid första fakturor – extra kontroll innan sändning

Konsekvenser vid fel VAT

Fel eller saknat VAT kan leda till krav på utgående moms i efterhand. Hantera snabbt genom kredit/faktura‑omfakturering och dokumentera dialogen med kund.

Dokumentation – vad ska sparas?

• VIES‑kontroll (skärmdump/referensnummer)
• Kundens registreringsbevis (vid behov)
• Avtal/order som visar köparens roll
• Leveransbevis (särskilt för varor)

Sammanfattning

Rätt VAT i masterdata, rutinerad VIES‑kontroll och korrekta fakturatexter är grunden för säker EU‑handel. Sätt processen på rutin – då minskar risken för efterdebiterad moms och skattetillägg.

Triangulering och kedjehandel

Vid trepartshandel inom EU blir reglerna komplexa. Fel VAT eller felaktig 0‑moms kan ge skattetillägg. Dokumentera flödet (A‑B‑C), leveransvillkor (Incoterms) och vem som är skattskyldig i varje led.

Enskild firma vs. aktiebolag

Formatet bygger på organisationsnumret. Enskild näringsidkare använder personnummer i VAT‑numret; var extra noga med GDPR och maskering i externa system.

FAQ

• Kunden har olika VAT i koncernen – vilket ska jag använda? – Det VAT‑nummer som hör till den juridiska person som fakturan ställs till och som är part i transaktionen.

• Vad gör jag om VIES ligger nere? – Spara skärmdump på felmeddelandet och försök igen. Använd alternativ nationell kontrolltjänst vid behov.

• Behövs VAT på kvitton? – Vid riktig faktura ska VAT framgå. För enklare kvitton inom landet kan förenklade regler gälla upp till vissa belopp.

Exempel – fakturamall (EU B2B, 0 %)

• Säljarens VAT: SE556677889901
• Köparens VAT: DE123456789
• Text: “Reverse charge (Article 196 VAT Directive). Buyer accounts for VAT.”
• Moms: 0 kr

Spara VIES‑kontroll och orderunderlag som styrker att tjänsten omsatts enligt huvudregel B2B.