Personalvårdsförmåner, vilka är skattefria

Personalvårdsförmåner är sådant som arbetsgivaren erbjuder för att skapa trivsel och främja hälsa. Tanken är att hela personalen ska få del av ett enklare och återkommande stöd som gör vardagen lite bättre. När villkoren är uppfyllda blir förmånen skattefri för medarbetaren. När villkoren inte är uppfyllda blir förmånen i stället skattepliktig och ska behandlas som lön. Den här guiden går igenom vad som krävs, vad som brukar fungera bra och vad som ofta blir fel i praktiken.

Vad är en personalvårdsförmån

En personalvårdsförmån är något som ges av allmänt trivsel och hälsoskäl. Den ska vara av enklare slag, den ska vara av mindre värde och den ska rikta sig till alla som arbetar i verksamheten på ett likvärdigt sätt. Förmånen får inte vara en direkt ersättning för utfört arbete och den får inte ha ett tydligt privat inslag som gör att den liknar lön.

För att förmånen ska vara skattefri behöver tre saker vara uppfyllda. Den ska riktas till hela personalen i någon rimlig utsträckning. Den ska vara enkel och ha ett begränsat ekonomiskt värde. Den ska ha ett tydligt samband med trivsel och hälsa och inte ersätta en privat levnadskostnad. Uppfylls inte alla tre punkter blir förmånen normalt skattepliktig.

Exempel på skattefria personalvårdsförmåner

Följande exempel är typiska och brukar fungera väl när de genomförs på ett likvärdigt sätt för alla.

1. Frukt, kaffe och enklare förtäring vid möten eller i fikarum.
2. Enklare trivselaktivitet för hela arbetsplatsen någon gång per år.
3. Sommaravslutning eller höstavslutning med fokus på personalen och samhörigheten.
4. Julfika och små uppmuntringar i samband med högtider.
5. Friskvårdsbidrag inom rimliga ramar som erbjuds alla och som följer tydliga riktlinjer.

Det viktiga är att förmånen inte riktas till en mindre krets eller blir exklusiv på ett sätt som förlorar kopplingen till allmän trivsel. En god tumregel är att fråga om förmånen upplevs som enkel och rimlig och om den kan erbjudas alla. Om svaret är ja är sannolikheten större att den är skattefri.

Friskvårdsbidrag i praktiken

Många arbetsgivare erbjuder friskvårdsbidrag. Syftet är att främja motion och hälsa. Bidraget behöver vara lika för alla, eller åtminstone följa en tydlig och neutral policy. Ersättning ges mot underlag som visar aktivitet och belopp. Vanliga aktiviteter är träning på gym, simning, gruppträning och liknande. Det går också att stödja enklare behandlingar som syftar till att motverka arbetsskador, till exempel massage i begränsad omfattning. Det viktiga är att aktiviteten har en tydlig koppling till motion och hälsa.

Vissa aktiviteter ligger i gränslandet. Golf, ridning och liknande kan i vissa fall omfattas men ger ofta frågor eftersom kostnaden lätt blir hög. Andra exempel är tävlingsavgifter eller utrustning som den anställda behåller privat. Här behöver arbetsgivaren vara extra noggrann och gå på säkra aktiviteter när man vill undvika skatteplikt. När du är osäker är det bättre att avstå eller att fatta ett beslut först efter att ha läst in dig på vägledningen från myndigheter.

Vad som normalt inte räknas som personalvård

Förmåner som riktas till en enskild person och som har ett tydligt privat värde blir i regel skattepliktiga. Ett exklusivt restaurangbesök för en liten krets kan falla utanför personalvård. Presentkort som kan bytas mot varor eller tjänster utan begränsning liknar ofta kontanter och blir skattepliktiga. Utrustning som den anställda kan använda privat och som inte är en nödvändig arbetsresurs behandlas normalt inte som personalvård.

Det är också viktigt att skilja på personalvård, gåvor och representation. En gåva till en anställd kan vara skattefri i vissa begränsade situationer, till exempel en julgåva av mindre värde. Representation riktar sig till affärskontakter och följer helt andra regler. Att blanda begreppen skapar lätt fel i både skatt och redovisning.

Vanliga gränsfall och hur du hanterar dem

Gränsfall uppstår när en aktivitet både kan ses som trivsel och som privat konsumtion. Här är några återkommande situationer och ett sätt att resonera.

1. Dyrare aktiviteter. När priset stiger försvinner kopplingen till enklare slag. Välj i stället en enklare aktivitet och kommunicera att syftet är bredd och inkludering.
2. Personlig utrustning. Utrustning som den anställda behåller privat är sällan personalvård. Erbjud i stället en aktivitet där utrustning ingår i priset utan att bli privat egendom.
3. Digitala appar. En app för träning kan fungera om den är del av friskvårdsbidraget och följer policyn. Ersätt endast mot kvitto där det framgår vad som köpts och under vilken period.
4. Distansarbete och trivsel. Små inslag som främjar gemenskap kan fungera. Se till att de är lika för alla och att kostnaden är begränsad. Heminredning för arbetsplatsen är något annat och följer andra regler.
5. Måltider i samband med interna möten. Enklare förtäring kan vara okej. En trerätters middag är inte en enkel förmån och bör inte hanteras som personalvård.

I gränsfall är det klokt att dokumentera varför du bedömt att förmånen är skattefri. Beskriv syftet, hur den riktas till alla och varför kostnaden är rimlig. Om bedömningen ändras i efterhand har du ändå visat att du agerat strukturerat.

Rutiner som minskar risken för fel

En tydlig policy sparar tid och minskar risken för skatteplikt i efterhand. Nedan följer ett enkelt upplägg som många mindre bolag använder med gott resultat.

1. Beslut och kommunikation. Ledningen beslutar vilka förmåner som ingår och kommunicerar syftet. Alla medarbetare ska veta vad som gäller och hur ersättningar begärs.
2. Beloppsram och period. Sätt en årlig ram för friskvård och en enkel rutin för hur kvitton lämnas in. Använd gärna en kvittoapp så att underlagen blir kompletta.
3. Attest och kontroll. Låt en ansvarig attestera enligt policy. Avslå utgifter som tydligt ligger utanför ramarna och förklara varför.
4. Uppföljning varje kvartal. Gå igenom hur förmånerna används. Se över om policyn behöver justeras för att vara rättvis och enkel att följa.
5. Dokumentation. Spara beslut, policy och exempel. När samma fråga återkommer ska svaret finnas nära till hands.

Bokföring och redovisning i korthet

Se till att konton i bokföringen är anpassade för personalvård och friskvård. Använd separata konton för personalvård respektive representation så att det blir tydligt i rapporterna vad som är vad. Följ företagets vanliga attestflöde och se till att underlagen sparas på ett enhetligt sätt. Vid osäkerhet kring redovisning och moms är det klokt att stämma av med redovisningskonsulten så att hanteringen blir konsekvent över tid.

Fallstudie, ett mindre bolag

Ett konsultbolag med tio anställda vill stärka hälsan och samhörigheten. Bolaget beslutar om ett årligt friskvårdsbidrag som är lika för alla. Dessutom införs frukt på kontoret och två enklare personalaktiviteter per år. Policyn beskriver vad som ersätts och hur kvitton ska lämnas in. Efter ett halvår följer bolaget upp och ser att medarbetarna använder bidraget i olika aktiviteter. Några frågor som uppstått rör utrustning och tävlingsavgifter. Bolaget väljer att hålla sig till säkra aktiviteter och avstår att ersätta utrustning. Med tydliga ramar och enkel kommunikation fungerar upplägget bra och ingen förmån behöver beskattas som lön.

Vanliga frågor och korta svar

Får presentkort användas. Presentkort som kan bytas mot vad som helst liknar kontanter och leder ofta till skatteplikt. Ett kvitto från en tydlig friskvårdsaktivitet är säkrare.

Kan vi ge högre bidrag till vissa roller. För att behålla skattefrihet bör förmånen vara likvärdig för alla. Differentiering skapar risk för skatteplikt och bör undvikas.

Gäller personalvård även konsulter. Personalvårdsförmåner avser normalt anställda. Undvik att blanda in externa uppdragstagare i samma förmånsprogram.

Kan vi kombinera personalvård och representation i samma aktivitet. Håll isär begreppen. Om kunder deltar eller om syftet är affärsrelationer är det ofta representation. En personalaktivitet ska vara inriktad på de anställda.

Vad gör vi om något blivit fel. Om en utgift ersatts som personalvård men borde ha varit skattepliktig kan ni rätta i efterhand. Informera medarbetaren och justera hanteringen kommande perioder.

Sammanfattning

Skattefri personalvård bygger på tre enkla pelare. Förmånen ska vara av enklare slag. Den ska vara av mindre värde. Den ska erbjudas alla medarbetare på ett likvärdigt sätt. Med en tydlig policy, enkla rutiner och ordning på underlag blir hanteringen trygg och förutsägbar. Fokusera på aktiviteter som främjar hälsa och gemenskap och undvik förmåner som påminner om kontant lön eller privat konsumtion. När du är osäker, välj det försiktiga spåret eller ta råd innan beslut.

Källor

Skatteverket, Personalvårdsförmåner. Läs vägledning och aktuella exempel i myndighetens publika material.