Översikt

Representationsreglerna 2025 skiljer på intern och extern representation, och påverkar både avdragsrätt och moms. Grundprincipen är att kostnader för mat och dryck normalt inte är skattemässigt avdragsgilla, men att moms i vissa fall får lyftas upp till givna beloppsgränser. Här sammanfattar vi vad som gäller och ger exempel.

Intern vs extern representation

• Extern representation avser affärskontakter, kunder och leverantörer och ska ha omedelbart samband med verksamheten (t.ex. affärsförhandlingar).
• Intern representation avser personalinriktade aktiviteter (t.ex. personalfester, informationsmöten) och har särskilda regler och frekvensbegränsningar.

Avdragsrätt och moms

Även om utgifter för mat och dryck normalt inte är avdragsgilla i inkomstbeskattningen, kan ingående moms lyftas upp till vissa nivåer om kostnaden avser representation. Beloppsgränser och typ av kostnad styr vad som är möjligt. Se Skatteverkets vägledning för aktuella siffror och undantag.

Dokumentation

Spara alltid syfte, deltagare, datum, plats och underlag (kvitto eller faktura). För extern representation bör du koppla till affärshändelse eller affärsförhandling. Bristfällig dokumentation är den vanligaste orsaken till att avdrag underkänns.

Praktiska exempel

• Affärslunch med kund: Kontrollera momshanteringen; avdrag i inkomstdeklarationen medges normalt inte, men moms kan få lyftas upp till gräns.
• Personalaktivitet: Vissa kostnader kan vara skattefria förmånsmässigt inom rimliga ramar, men extra förmåner (t.ex. spa, alkohol i hög omfattning) kan bli skattepliktiga.
• Event eller konferens: Dela upp kostnad på lokaler, mat och dryck samt underhållning. Olika regler kan gälla.

Vanliga fallgropar 2025

• Samlingsfakturor där mat, lokaler och underhållning inte särredovisas.
• Avsaknad av deltagarlista och syfte.
• Felaktigt antagande om full avdragsrätt för mat och dryck.
• Ingen uppföljning i momsrapporten.

Rekommenderad rutin

Använd standardiserat kvittoflöde i kvittoapp, ange syfte och deltagare direkt vid fototillfället, och förse ekonomifunktionen med mallar för representation. Säkerställ att kontoplan och moms-/skatteinställningar i ekonomisystemet är korrekta och uppdaterade för 2025.

Källhänvisning: Skatteverket, Representation