Traktamente 2025 – belopp, regler och bokföring

Traktamente är en skattefri schablonersättning som ska täcka ökade levnadskostnader (framför allt mat och småutgifter) när du reser i tjänsten och övernattar på annan ort. I den här guiden får du full koll på beloppen för 2025, reglerna för hel‑/halvdag och natt, tre‑månadersregeln och två‑årsregeln, måltidsreduktioner, hur du fyller i reseräkningen, samt hur traktamente bokförs. Vi går också igenom vanliga misstag och ger konkreta exempel.

Grundvillkor – vad krävs för skattefritt traktamente?

1. Tjänsteresa: Resan ska göras för arbetets räkning och ha ett tydligt syfte kopplat till verksamheten.
2. Övernattning: Du måste övernatta utanför den vanliga verksamhetsorten. Övernattning definieras normalt som att resan pågår över kl. 24:00.
3. Tillfällig vistelse: Traktamente gäller inte för resor till ordinarie arbetsplats.

Uppfylls inte villkoren kan ersättningen bli skattepliktig lön.

Belopp inrikes 2025

• Heldag: 290 kr.
• Halvdag: 145 kr.
• Nattraktamente: 145 kr (när logi inte kan styrkas och du haft merkostnad för natt).

Avdrag efter lång vistelse på samma ort:

• Efter tre månader på samma tjänsteställe: 70 % av heldagsbeloppet.
• Efter två år: 50 % av heldagsbeloppet.

Observera att måltider som bekostas av arbetsgivaren ska reducera traktamentet enligt reglerna nedan.

Halvdag och heldag – hur räknar man?

Beräkningen utgår från avresa och hemkomst:

• Avresedag: halvdag om avresa sker efter lunch (praxis: efter kl. 12), annars heldag.
• Hemkomstdag: halvdag om hemkomst sker före kväll (praxis: före kl. 19), annars heldag.

Regler och praxis kan variera med kollektivavtal/policy. Viktigast är att vara konsekvent och ha tydliga tider i reseräkningen.

Måltidsreduktioner

Om fria måltider ingår ska traktamentet reduceras:

• Frukost: −15 % av heldagsbeloppet.
• Lunch eller middag: −35 % av heldagsbeloppet.
• Lunch och middag: −70 % av heldagsbeloppet.
• Helt fri kost (frukost, lunch och middag): −85 % av heldagsbeloppet.

Minskningen görs per dag. För halvdag utgår du från halvdagens belopp men tillämpar samma procentuella minskning i förhållande till heldagen enligt företagets policy (vanligt är att räkna om relativa avdrag proportionerligt). Dokumentera alltid vilka måltider som bekostats.

Tre‑månadersregeln och två‑årsregeln

Traktamente är tänkt för tillfälliga vistelser. För längre uppdrag på samma ort sker avdrag av beloppen:

• Efter tre månader på samma tjänsteställe reduceras heldag till 70 %.
• Efter två år reduceras till 50 %.

Byter du ort eller får ett tydligt avbrott kan en ny period börja. Dokumentera uppdragets ort, datum och omfattning för att underlätta bedömning.

Reseräkning – vilka uppgifter behövs?

En komplett reseräkning ska innehålla:

1. Resenärens namn och personnummer/anställningsid.
2. Syfte med resan och koppling till verksamheten.
3. Avreseort, destinationsort(er) och hemkomst.
4. Datum och klockslag för avresa och hemkomst.
5. Uppgifter om fria måltider (hotellfrukost, konferenslunch mm.).
6. Eventuellt nattraktamente (om logi inte kan styrkas).
7. Biljetter/kvitton för biljetter, hotell och övriga kostnader som inte täcks av traktamentet.

Syftet och måltiderna är centrala. Utan dessa uppgifter kan skattefrihet ifrågasättas.

Exempel 1 – Tjänsteresa med övernattning, inga fria måltider

Resa måndag kl. 08:00 till tisdag kl. 18:00. Inga fria måltider.

• Måndag: heldag (290 kr).
• Tisdag: halvdag (145 kr).
• Summa: 435 kr.

Exempel 2 – Tjänsteresa med hotellfrukost och konferenslunch

Resa onsdag kl. 13:00 till fredag kl. 11:00. Hotellfrukost båda morgnarna, konferenslunch torsdag.

• Onsdag (avresedag): halvdag 145 kr. Inga fria måltider denna dag → 145 kr.
• Torsdag (heldag): 290 kr − frukost 15 % (−43,50 kr) − lunch 35 % (−101,50 kr) = 145 kr.
• Fredag (hemkomst före 12): halvdag 145 kr − frukost 15 % av heldag (−43,50 kr) → 101,50 kr (avrunda enligt policy).
• Summa ca 392 kr.

Tips: Vissa företag räknar alltid avdragen per dag från heldagsbeloppet, även för halvdagar. Det viktiga är att ha en tydlig och dokumenterad policy.

Utrikes traktamente – översikt

För utlandsresor finns särskilda normalbelopp per land, ofta högre än inrikes. Principerna är desamma (övernattning, halvdags/heldagsindelning, måltidsreduktioner) men beloppen varierar. Kontrollera Skatteverkets tabeller för det land du reser till och spara underlag för växling/valuta.

Bokföring enligt BAS

Traktamente bokförs normalt på konton för resor och traktamente. Exempel:

• 7321 Skattefria traktamenten, Sverige – debet (utbetald ersättning).
• 7323 Skattefria traktamenten, utland – debet (om utrikes).
• 1930 Bank – kredit (utbetalning).

Om traktamentet blir skattepliktigt (t.ex. saknar övernattning) bokförs det som lön:

• 7210 Löner – debet, samt 2710/2730 för källskatt och arbetsgivaravgifter.

Kvitton för hotell, tåg/flyg och andra direkta kostnader bokförs på lämpliga konton (t.ex. 5830 Resekostnader). Traktamente ersätter däremot inte logi – det är en schablon för ökade levnadskostnader.

Vanliga misstag

• Traktamente utan övernattning – skatteplikt uppstår. Säkerställ att resan passerat kl. 24:00.
• Ingen reduktion för fria måltider – traktamentet måste sänkas när mat ingår.
• Fortsatt fullt belopp efter tre månader – kom ihåg nedsättning till 70 % och senare 50 %.
• Otydliga tider – utan exakta avrese- och hemkomsttider blir fel dagindelning.
• Blanda traktamente och faktiska kostnader – traktamente ersätter inte hotellkostnaden.

Checklista före attest

• Är resan en tjänsteresa med övernattning?
• Finns avrese- och hemkomsttid, syfte och destinationer?
• Har fria måltider markerats och har avdrag gjorts?
• Behöver tre‑månaders- eller två‑årsregeln tillämpas?
• Stämmer beloppen mot årets tabeller (inrikes/utrikes)?

FAQ – vanliga frågor

• Kan traktamente betalas vid endagstripp utan övernattning? – Nej, då saknas grundvillkoret och ersättning blir skattepliktig lön om den ändå betalas.

• Kan vi betala traktamente och samtidigt ersätta måltiderna fullt ut? – Traktamentet ska då reduceras med måltiderna. Alternativt betala inte traktamente den dagen om all kost ingår.

• Hur hanteras resor med många deldestinationer? – Dela upp reseräkningen per dag och notera var du övernattat. Vid utrikes resa styr normalbelopp per land och dag/halvdag.

• Får jag traktamente om jag bor hos släktingar istället för hotell? – Ja, om övernattning skett på annan ort i tjänsten. Nattraktamente kan utgå om logi inte kan styrkas och du haft merkostnad.

Källor och vidare läsning

• Skatteverket – Traktamente och andra kostnadsersättningar (inrikes/utrikes belopp).
• Skatteverket – Rättslig vägledning: ökade levnadskostnader.
• Bokföringsnämnden – Vägledningar för löner och ersättningar i redovisningen.

Fördjupning – policy, lönesystem och utlägg

Skilj på traktamente (schablon för mat/småutgifter) och utlägg (faktiska kostnader för t.ex. taxi eller parkeringsavgift). Utlägg ersätts mot kvitto och bokförs på respektive kostnadskonto, medan traktamente bokförs på 73‑konton som skattefri ersättning. I lönesystemet bör det finnas tydliga lönearter för inrikes/utrikes, hel/halvdag, natt samt avdrag för fria måltider. Policyn bör också ange tidsfrister för inlämning, vem som attesterar samt hur tre‑månaders- och två‑årsreglerna bevakas (t.ex. automatisk varning).

Vid komplexa resor kan det vara rationellt att bifoga en resplan/agenda och en summering per dag där både dagsbelopp, måltidsreduktioner och eventuella utlägg framgår. På så sätt blir attesteringen snabbare och färre kompletteringar krävs.

Internationella resor – ytterligare hänsyn

Vid utrikes tjänsteresor styr normalbeloppet per land. Tänk på:

• Del av dag i olika länder: Använd det belopp som motsvarar var du befunnit dig den längsta tiden under dagen, eller enligt företagets policy.
• Valuta: Dokumentera växelkurs och datum om utlägg görs i kontanter.
• Måltidsreduktioner: Samma procentsatser tillämpas men på landets normalbelopp.
• Särskilda riskländer: Företagets resepolicy kan kräva extra godkännande och dokumentation.

Kollektivavtal och branschpraxis

Vissa kollektivavtal har egna nivåer och regler som är förmånligare än skatteverkets schabloner. Överskjutande del kan då bli skattepliktig, medan schablondelen förblir skattefri. Säkerställ att lönesystemet hanterar uppdelningen och att informationen är tydlig i lönespecifikationen.

Fakturering till kund

Om ni fakturerar traktamente till kund, ange i avtalet om ni använder schablon eller faktiska kostnader. Avdragsrätt och moms på traktamente som faktureras kan skilja sig från den interna skattehanteringen – följ avtalet och faktureringsreglerna i branschen.