Vad kostar en anställd 2025?

Kostnaden är mer än bruttolön. Här bryter vi ned alla delar och ger en enkel kalkyl som du kan anpassa.

Kostnadsposter

1. Bruttolön
2. Arbetsgivaravgifter (ordinarie nivå ca 31 % – kontrollera aktuella satser och eventuella nedsättningar)
3. Tjänstepension och försäkringar (t.ex. TGL, TFA)
4. Semesterlön/semesterersättning
5. Sjuklön och frånvaro
6. Utrustning/arbetsplats (dator, licenser, telefon, skrivbord)
7. Rekrytering och onboarding
8. Overhead (ledning, HR, lokaler)

Exempel – heltid, 35 000 kr/månad

• Bruttolön: 35 000 kr
• Arbetsgivaravgifter 31 %: ≈ 10 850 kr
• Tjänstepension 4,5 %: 1 575 kr
• Försäkringar: 200 kr
• Utrustning/licenser: 800 kr
• Övrigt overhead: 1 200 kr

Månadskostnad ≈ 49 625 kr. Årskostnad ≈ 595 500 kr (exkl. semesterlönepåslag som hanteras via avsättning).

Semesterlön

Semesterlön utgörs ofta av månadslön + semestertillägg (t.ex. 0,43 % per semesterdag av månadslönen i vissa avtal). Sätt av löpande för att undvika toppar under sommaren.

Frånvaro och produktivitet

Planera för frånvarodagar (sjukdom, VAB, utbildning) och säsongsvariation. Budgetera även tid för intern administration och möten – allt är inte debiterbar tid.

Checklista inför anställning

• Lönepolicy och lönespann
• Tjänstepensionsnivåer och försäkringar
• Arbetsplats/utrustning och IT‑konto
• Onboardingprogram och mål de första 90 dagarna
• Budget och KPI:er (intäktsmål, debiteringsgrad)

Kalkyl – enkel mall

Skapa en tabell med raderna ovan och procenttal per post. Justera efter roll och bransch. Lägg på riskpåslag för rekryteringskostnader och ramp‑up.

Vanliga misstag

• Underskattar arbetsgivaravgifter och pensioner.
• Räknar inte med produktionsbortfall under onboarding.
• Missar licenser och verktyg.
• Otydlig målbild – svårt att mäta lönsamhet.

Källor och vidare läsning

• Skatteverket – Arbetsgivaravgifter och AGI.
• Fora/Collectum – Tjänstepension och försäkringar.

Alternativa scenarier

Lägre lön – 30 000 kr/månad

Arbetsgivaravgifter 31 % ≈ 9 300 kr; pension 4,5 % = 1 350 kr; liknande overhead → total ≈ 42–45 000 kr/månad.

Högre lön – 50 000 kr/månad

Arbetsgivaravgifter 31 % ≈ 15 500 kr; pension 4,5 % (upp till tak) ≈ 2 250 kr; overhead ofta högre → total ≈ 70–75 000 kr/månad.

Nedsatta avgifter

Unga/äldre och forskningsavdrag kan ge nedsättning. Kontrollera aktuella regler – effekten kan vara flera tusen kronor per månad.

Kostnad per timme

Räkna arbetade timmar per år (t.ex. 1 600–1 800 efter frånvaro/semester). Dela årskostnaden med timmarna för att få intern timkostnad. Lägg på vinstpåslag för debiterbar timtaxa.

Uppföljning under året

Följ utfallet månadsvis: lön, sociala avgifter, pension, frånvaro, licenser. Använd en enkel dashboard. Justera prissättning och bemanning vid avvikelse.

Break‑even och prissättning

Räkna fram intern timkostnad och lägg på täckningsbidrag för overhead och vinst. Sätt debiteringsmål (t.ex. 70–80 % av arbetstid) och säkerställ att timtaxan täcker totalkostnaden inklusive semester och frånvaro.

Dolda kostnader

Rekryteringsavgifter, annonsering, onboardingtid, utbildning och mentorskap bör fördelas över anställningens första år. Även arbetsplatsens platsbrist och utrustningscykler (3–4 år) påverkar kapitalbudget.

Alternativ till anställning

Konsult, bemanning eller timresurs kan vara rätt vid osäker volym. Jämför total kostnad över 12–24 månader – ibland är heltid mest kostnadseffektivt efter ramp‑up.

Policy och mallar

Skapa en intern kalkylmall (Google Sheets) med följande fält: lön, AG, pension, försäkringar, verktyg, kontor, övrigt, frånvaro, debiteringsgrad, timtaxa. Lås formler och dokumentera antaganden för lättare uppdatering.

Påverkan på resultat och kassaflöde

Lönekostnader slår direkt på resultatet. Kassaflödet påverkas också av kunders betalningstider – säkra kreditpolicy och faktureringsrutiner. Vid konsultverksamhet: införa del‑ och förskottsfakturor.

Nyckeltal att följa

• Intäkt per anställd
• Löneandel av omsättning
• Debiteringsgrad (tjänstebolag)
• Sjukfrånvaro i %

Case – växling från konsult till anställd

Ett bolag hyr in konsult för 1 200 kr/h, 80 h/mån (96 000 kr/mån). En anställd med total månadskostnad 60 000 kr och debiterbar tid 120 h/mån kräver timtaxa ≥ 500 kr för att täcka kostnaden. Med samma intäkt (120 × 1 200 = 144 000) ökar marginalen markant – men ta höjd för säljrisk och onboarding.

Praktiskt exempel – konsultbolag

Årskostnad per konsult 720 000 kr. Debiterbar tid 1 400 timmar/år. För att nå 20 % rörelsemarginal krävs timtaxa ≈ (720 000 / 1 400) / (1 − 0,20) ≈ 643 kr/timme. Lägg på risk och säljmål.

Avgiftsnedsättningar och stöd

Unga (särskilda regler), forskningsavdrag och regionalt stöd kan sänka arbetsgivaravgifter. Effekten bör modelleras i kalkylen – men räkna konservativt och kontrollera kvalifikationskrav.

Förmånernas kostnad

Bilförmån, telefon, friskvård, extra semesterdagar och försäkringar påverkar helhetskostnaden. Förmånsbil kan även påverka parkering och milersättning; gör en separat kalkyl.

Kassaflödesprofil

Löner betalas månadsvis, men intäkter kan komma senare. Säkra kreditprövning, förskott eller delbetalningar i avtal. En enkel veckoprognos minskar likviditetsstress.

Semesteravsättning – förenklad metod

Beräkna löpande avsättning: månadslön × semestertillägg × antal intjänade dagar/år. Stäm av mot faktisk skuld vid semesteråret.

Prognos och hiring plan

Planera årsvis: anställningsdatum, ramp‑up, debiteringsgrad, utrustningskostnad. Koppla till försäljningsbudget. Gör “go/no‑go”‑punkter per kvartal baserat på orderingång.