Visstidsanställning – dagens regler

Sedan LAS‑reformen 2022 ersattes Allmän visstid av Särskild visstidsanställning (SÄVA). Här får du en praktisk genomgång av SÄVA, vikariat och provanställning, hur omvandling till tillsvidare sker, samt vad som ofta blir fel.

Former av tidsbegränsad anställning

• Särskild visstidsanställning (SÄVA)
• Vikariat
• Provanställning (prövotid upp till 6 månader)
• Säsongsarbete (i vissa branscher)

Kollektivavtal kan ha särskilda regler – kontrollera alltid vad som gäller hos er.

SÄVA – kärnregler

SÄVA används när behovet är tidsbegränsat. Huvudpunkter:

• Omvandling: Anställningen övergår till tillsvidare när arbetstagaren varit anställd i SÄVA i mer än 12 månader under en femårsperiod (dag‑för‑dag‑beräkning). Tid i SÄVA hos bemanningsföretag som hyrs ut till samma kund kan också räknas.
• Företrädesrätt: Efter viss anställningstid kan företrädesrätt uppkomma till ny SÄVA eller tillsvidareanställning.
• Information: Arbetsgivaren ska lämna skriftlig information om villkoren.

Vikariat

Vikariat används för att ersätta en namngiven person eller en befattning. Omvandlingsregler kan skilja sig; även vikariat kan övergå vid viss omfattning. Dokumentera vem som vikarieras och perioden.

Provanställning

Provanställning får vara högst sex månader. Den kan avslutas utan saklig grund men med underrättelse/varseltider enligt LAS och eventuellt kollektivavtal. Om prövotiden fortsätter utan åtgärd övergår den i tillsvidare.

Anställningsavtal – vad ska stå?

Minst: anställningsform, start/slut, tjänst/arbetsuppgifter, arbetstid, lön/förmåner, plats, kollektivavtal, uppsägningstider, kontakt. Enligt informationsdirektivet ska viss information lämnas skriftligt inom kort tid efter start.

Uppsägning och avslut

Tidsbegränsade avtal upphör normalt vid slutdatum. Avvikande uppsägning kräver stöd i lag, avtal eller kollektivavtal. SÄVA kan i vissa fall avslutas i förtid om parterna avtalat om detta. Varseltider kan gälla i kollektivavtal.

Vanliga misstag

• Långa kedjor av visstid som leder till oplanerad omvandling.
• Otydlig grund: SÄVA används när vikariat borde tillämpas.
• Bristfällig skriftlig information – strider mot informationskraven.
• Oklar uppsägningstid – leder till tvist.

Checklista för arbetsgivare

• Dokumentera form (SÄVA/vikariat/provanställning) och skäl.
• Bevaka omvandlingsgränsen (12 mån på 5 år).
• Skriv slutdatum och eventuella förlängningar skriftligt.
• Informera enligt lag/kollektivavtal.
• Följ upp företrädesrätt.

Källor och vidare läsning

• Lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS) m.fl.
• Medbestämmandelagen (MBL) för förhandling.
• Unioner/arbetsgivarorganisationer – branschavtal.

Exempel – när övergår SÄVA till tillsvidare?

En medarbetare anställs på SÄVA 1 jan–31 mar (90 dagar), förlängs 1 jun–30 sep (122 dagar) och igen 1 nov–31 jan (92 dagar). Summerat över fem år blir det 304 dagar (> 12 månader) och anställningen kan omvandlas till tillsvidare. Håll en dag‑för‑dag‑räkning och inkludera uppehåll mellan perioder i beräkningen enligt LAS‑praxis.

Bemanning/uthyrning – särskilda hänsyn

Vid bemanning kan tid i SÄVA hos bemanningsföretag som hyrs ut till samma kund räknas in. Säkerställ informationsutbyte (utan att röja onödig persondata) så att omvandlingspunkten inte passeras oavsiktligt.

Onboarding och GDPR

Vid visstid gäller samma krav på arbetsmiljö och introduktion. Hantera personuppgifter enligt GDPR: minimera uppgifter i avtal, begränsa åtkomst, radera när uppgifterna inte längre behövs. Informera om behandling i en integritetspolicy för personal.

Facklig förhandling (MBL)

Vid större förändringar eller omplaceringar i samband med visstider kan MBL‑förhandling krävas. Ta dialogen i tid – det sparar ledtid och minimerar tvister.

Arbetstid, övertid och semester vid visstid

Reglera arbetstid (heltid/deltid/timlön) och ledighet i avtalet. Semester tjänas normalt in även vid visstid; semesterdagar och ersättning ska hanteras enligt lag/avtal. För timanställda betalas ofta semesterersättning löpande, men notera att “timanställning” inte är en juridisk anställningsform – anställningsformen är SÄVA/vikariat, med timlön som betalningsmodell.

Lön och ersättningar

Säkerställ korrekt löneart i lönesystemet för SÄVA/vikariat, OB, jour och övertid. Informera om närvaroregistrering och attest. I kollektivavtal kan särskilda tillägg gälla.

Dokumentmallar och process

• Anställningsavtal (form, period, syfte).
• Förlängningstillägg (ny period, samma villkor).
• Checklista för omvandlingskontroll.
• Avslutsbrev med information om intyg/betyg och eventuell företrädesrätt.

Tvister och dokumentation

Spara korrespondens, avtal och tidrapporter. Vid tvist är datumkedjan avgörande för omvandling och företrädesrätt. Använd en enkel tracker (kalkylark) som summerar dagar per person och form.

Schemaexempel och nyckelregler

Upprätta schema i avtalet (t.ex. 80 % med fasta dagar) eller tydlig timbank. Förändringar ska meddelas i god tid enligt lag/avtal. Ange vem som beslutar om övertid/extra pass och hur ersättning utgår.

Praktik och feriearbete

Praktik kan kombineras med visstid men kräver tydlig plan och handledning. För feriearbete (sommarjobb) – säkerställ arbetsuppgifter, åldersregler, arbetstid och ersättning enligt avtal/lag.

Kollektivavtalens inverkan

Kollektivavtal kan ändra omvandlingsregler, uppsägningstider, ersättningar och schemahantering. Hänvisa i avtalet och förvara gällande avtal tillgängligt för chef/HR. Vid osäkerhet – kontakta arbetsgivarorganisationen.

Processöversikt

1. Behovsanalys → 2) Val av form (SÄVA/vikariat/prov) → 3) Avtal och introduktion → 4) Löpande uppföljning (dagräkning, prestation) → 5) Förlängning eller avslut → 6) Eventuell omvandling/rekrytering.

Avslut och intyg

Ge arbetsgivarintyg och omdöme där det är lämpligt. Informera om slutlön, semesterdagar och återlämning av utrustning. En bra avslutsprocess stärker arbetsgivarvarumärket och minskar risken för tvist.

Exempel på formuleringar (inspiration)

• Form: “Anställningen avser särskild visstidsanställning enligt LAS 5 § p. 2, perioden 2025‑01‑01 till 2025‑04‑30, omfattning 80 %.”
• Syfte: “Behov av extra kapacitet under högsäsong samt vikariat delvis vecka 7–10.”
• Omvandling: “Arbetsgivaren följer löpande anställningstid i SÄVA. Vid omvandling informeras parterna skriftligen.”

Anpassa efter bransch och kollektivavtal. Låt juridiskt granska standardtexter.

Exempel – tidslinje och dagräkning

Skapa en rad per dag med status (SÄVA/Vik/Provanst) i ett kalkylark. Använd summering per rullande 5 år. Markera 300, 330, 360 dagar som varningsnivåer och 365 dagar för omvandling (tolkning varierar; följ LAS och avtal).

Kommunikation med medarbetaren

Undvik överraskningar: ta upp plan för förlängning/avslut i god tid. Dokumentera utvecklingssamtal och förväntningar. Klara besked minskar missnöje och risken för tvist.

Uppsägningstider och varsling

SÄVA upphör normalt vid slutdatum. Om kollektivavtal medger uppsägning i förtid – ange tid och process i avtalet. Vid provanställning krävs underrättelse innan prövotidens slut. Varsel till fack/Arbetsförmedlingen kan krävas vid större förändringar.

Checklista – HR‑system

• Avtal och bilagor lagras säkert
• Påminnelser om slutdatum och omvandling
• Spårbar attestkedja
• Rapport för dagräkning per medarbetare

Sammanfattning

Nyckeln är struktur: tydlig form, dagräkning, kollektivavtal i ryggen och god kommunikation. Då fungerar visstid som tänkt – flexibelt och rättssäkert.